Психологи, бизнес-тренеры и другие специалисты по повышению продуктивности труда сходятся во мнении, что составление списка дел способствует лучшей организации своего времени и, соответственно, выполнению поставленных задач. Однако на практике многие могут столкнуться с тем, что наличие списка не дает реального результата. Мы провели анализ работ и рекомендаций различных специалистов данной области и хотим представить вам список тех действий, которых следует избегать при планировании работы.
- Выбирать утро, как время для составления списка дел
Свой день вы должны начинать, уже имея готовый план работы. Его составлением следует заняться в конце предыдущего дня. Во-первых, это позволит не терять время и начать продуктивную работу с самого утра. Во-вторых, планирование следующего дня – это отличное завершение работы, которое помогает психологически «поставить точку» и позволить своему мозгу отдохнуть от накопившихся дел.
- Делать список большим
Не имеет смысла составлять список из 20 задач, которые просто физически не сможете выполнить и в течение недели. Любой тайм тренинг учит, что максимально интенсивно и продуктивно человек может работать 3-6 часов в день, поэтому и список необходимо составлять с учетом реальных возможностей.
- Включать в список мечты и планы длительной реализации
Мечты и далеко идущие планы – это прекрасно, но им не место в повседневном плане действий. Их можно записать в отдельный «Список желаний», а возможно сделать их визуализацию, например, фото дома вашей мечты, и разместить в поле зрения для мотивации усердно работать. Еще один момент – если задача большая и многоэтапная, то лучше разбить её на этапы для включения в ежедневный план.
- Нечетко формулировать цели
Формулировка «сделать как можно больше» имеет слишком размытые очертания и не ставит конкретных целей, а значит и не дает конкретного результата. Четко прописывайте каждый пункт, вплоть до количества обработанных документов (в зависимости от специфики деятельности).
- Одинаково оценивать задачи по трудоёмкости выполнения
Нельзя привязывать план работы каждого дня только к количественному выполнению поставленных задач. Задачи отличаются по трудоемкости, и это обязательно следует учитывать. Иначе вы рискуете нерационально планировать время, перегружая один день и непродуктивно проводя другой день.
- Придерживаться одного списка до выполнения всех его пунктов
Всё изменяется, в том числе и приоритеты выполнения поставленных ранее задач. Могут появляться новые, более актуальные задачи, требующие немедленного решения. Поэтому план можно и нужно корректировать. Возможно, какие-то цели будет переходить в новый план, какие-то откладываться и т.д.
- Не согласовывать список со своим календарем
Составленный рабочий план должен четко перекликаться с вашим календарем событий. Это исключит накладки и недоразумения. К слову сказать, сегодня для делового человека большую помощь могут оказать специальные мобильные приложения для гаджетов. Они упростят процесс планирования, а также контроля взаимосвязи списка дел и событий календаря.